Como montar um bom estoque? Descubra tudo que você precisa!

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Como montar um bom estoque? Descubra tudo que você precisa!

Quando pensamos na inauguração de uma loja, é muito comum nos empenharmos em questões como a escolha do local ideal, contratação de funcionários, em um software de gestão operacional, no orçamento de marketing e suas estratégias, e principalmente, em como montar um estoque que atenda com excelência as demandas iniciais dos clientes.

Esse planejamento inicial é importantíssimo para o sucesso do negócio. É fato que uma loja de sucesso é iniciada com um bom estoque. Saber fazê-lo, principalmente com a primeira compra de estoque, é algo que exige atenção e preparo, já que ainda não contamos com um histórico de fluxo anterior para servir de base para essa tomada de decisão.

Ao longo deste conteúdo, você vai encontrar dicas valiosas para montar um estoque. Acompanhe!

 

Monte um plano de negócios 

Para montar um bom estoque, o primeiro passo é considerar que não se inaugura uma loja sem um plano de negócios. Se você já abriu as portas, ainda dá tempo de se informar e se dedicar para criar um planejamento, construindo sua história desse ponto em diante.

No plano de negócio, devem ser abordadas principalmente as finanças da loja. É preciso considerar projeções de vendas em alguns cenários. E, para alcançar o faturamento esperado, por mais lógico que pareça, é necessário que você tenha um bom estoque disponível para essas vendas.

Ao fazer uma estimativa das quantidades necessárias de mercadorias para o estoque, você terá um parâmetro para comprar os produtos e começar as atividades. Acompanhe as dicas a seguir:

 

Defina a variedade de produtos e as quantidades

Quando falamos de estoque inicial, mesmo que você seja do ramo, é importante fazer um planejamento das compras. Isso porque não temos como precisar como o mercado vai reagir ao seu negócio e como as vendas se realizarão nesse novo empreendimento.

Assim, é importante respeitar a sazonalidade do seu mercado e comprar de forma alinhada com o timing de lançamentos da loja. Se for uma loja de roupas, por exemplo, não fará sentido vender uma coleção passada.

Na prática, o ideal é apostar em um mix de produtos com algumas mercadorias de destaque, seguidos de grande variedade de estoque com quantidade menor (cujo limite de compras será sua disponibilidade de orçamento). Essa variedade atenderá as demandas iniciais, e ainda servirá para atrair clientes específicos (ou mais especializados), cujas demandas são mais esporádicas e são atendidos com produtos diferenciados.

Dentro dessa primeira visão do seu plano de negócios, é importante investir em um estoque que seja uma vez e meia o que se deseja vender. Assim, você assegura o mínimo de estoque disponível para sustentar as vendas dos três primeiros meses da loja.

Esses números podem variar de acordo com o ramo de atuação e o padrão de negócios. Se sua loja for um restaurante, por exemplo, esse modelo não se aplica, porque trabalhará com produtos perecíveis, e deve fazer um giro menor, principalmente se considerar as verduras, legumes e hortaliças, que devem ser sempre frescas.

Contudo, essa estratégia torna possível ter uma noção do investimento necessário para atender a seu público da melhor forma possível.

 

Vire parceiro do fornecedor

Para montar seu plano de negócios, é preciso um profundo aprendizado sobre o ramo de atividade em que se deseja atuar. A busca por esses conhecimentos é contínua e jamais terá fim. Não se trata apenas de conhecer as mercadorias e o comportamento do seu cliente, mas, principalmente, saber muito bem como os seus fornecedores trabalham, pensam e sobrevivem.

Isso vai assegurar que você tenha cada vez mais presença junto a eles, firmando parcerias duradouras. Faça uma apresentação da sua loja, planeje visitas para mostrar para o fornecedor em potencial o quanto você se preparou e o que pretende realizar caso a parceria entre vocês se firme.

Nessa fase, é importante você mostrar que os negócios entre vocês não acontecerão apenas em curto prazo, mas, principalmente, demonstre de forma consistente que seu empreendimento veio para render bons negócios para ambos em longo prazo.

A construção do relacionamento com o fornecedor garantirá uma composição saudável e diversificada, como oferecer amostras grátis aos clientes ou ainda lançar produtos exclusivos ou antecipados em pré-venda.

Caso seu segmento de atuação tenha por costume aplicar essa prática, veja com os fornecedores a possibilidade de atuar com estoque consignado. Essa prática não imobilizará seus recursos em boa parte do estoque.

Se o fornecedor aceitar essa possibilidade, considere trabalhar inicialmente com algum estoque virtual, utilizando o estoque do fornecedor em sua venda. Mas atenção: é preciso alinhar o prazo de entrega do fornecedor ao que é prometido ao cliente. Não cumprir os prazos pode derrubar o seu negócio antes mesmo que ele comece de verdade!

 

Defina o espaço físico

É preciso lembrar que o produto comprado precisa ser armazenado. Assim, dentro do seu planejamento de compra, é importante definir onde e como se deseja estocar os produtos.

O ambiente deve garantir segurança e cuidados para que não se tenha perda. É importante definir também bons processos operacionais para que o estoque não se torne o gargalo de toda sua operação.

O espaço deve ser preparado para receber as mercadorias e precisa contemplar a capacidade de crescimento do estoque. Você deve considerar o que foi planejado em médio e longo prazo, de forma a não haver interrupção no crescimento do negócio por limitação da sua capacidade de armazenamento.

 

Entenda a importância de estocar os produtos

Muitos empresários imaginam que o controle de estoque está limitado ao controle de entradas e saídas de produtos, mas, na verdade, ele ocupa um lugar muito mais estratégico no negócio, já que compõe o capital de giro — ou seja, a quantidade de capital disponível que o negócio possui para se manter no mercado por um determinado período de tempo.

O estoque é um dos ativos fundamentais do capital da empresa e pode ser liquidado a qualquer momento. Por isso, o controle de estoque precisa ser gerenciado de forma estratégica, pois interfere diretamente no funcionamento da loja.

Ignorar o controle de estoque e não fazê-lo de forma adequada pode representar a perda de uma possibilidade de venda para a loja, além de gerar prejuízos, já que a falta de determinado produto frequentemente leva o cliente a buscá-lo em outra empresa.

No entanto, o excesso de estoque pode trazer prejuízos, na medida em que os itens que possuem uma quantidade excessiva podem ficar parados. Por exemplo: se sua loja é de sapatos e você compra uma linha de inverno no mês de agosto, seu estoque ficará encalhado, já que a primavera entra em setembro e a tendência é as pessoas procurarem sapatos mais abertos, como sandálias.

Isso faz com que você demore muito tempo até recuperar o capital que foi investido naquele determinado produto, além do fato de estar com uma coleção desatualizada, já que vai conseguir vender os sapatos só no próximo outono e inverno.

Nesse contexto, um bom controle de estoque torna possível a você saber com clareza em que aspectos pode deixar de vender e em quais itens estão havendo gastos desnecessários. Separamos para você alguns benefícios da gestão de estoque. Veja só:

Otimização dos recursos

Quando você investe em um controle de estoque com foco em qualidade, é possível reduzir o volume de mercadorias a um nível ideal, sem desperdícios. Assim, você consegue uma vantagem competitiva para o seu negócio em relação aos recursos financeiros, que não precisam ser comprometidos sem a devida necessidade.

Grandes estoques necessitam de um investimento maior para a sua manutenção, o que reduz o poder de compra da empresa em outras situações. Mercadorias paradas no estoque significam dinheiro empatado, cenário sempre desfavorável para o caixa de qualquer empresa.

Portanto, o controle de estoque é o responsável por melhorar todos esses processos, o que reflete na saúde financeira da loja, livrando-a do que não é mais útil, além de criar espaço para novidades e oportunidades.

Redução dos desperdícios e prejuízos

O controle de estoque também é responsável por identificar e investigar desperdícios de produtos, bem como prejuízos que têm origem na má organização do ambiente.

Quando se tem um estoque organizado e limpo, eventuais perdas, defeitos e furtos podem ser resguardados, o que contribui para que o estoque continue sendo um lugar de resultados para o seu negócio.

Além dessas questões, ter uma quantidade adequada de estoque, possibilita ao negócio realizar um bom atendimento, que possa, de fato, sanar as necessidades dos clientes.

Integração com a gestão financeira

Como vimos, o estoque é capital aplicado. E é assim que ele faz parte da gestão financeira da loja, sendo necessário gerenciar as entradas e saídas de mercadorias. O estoque também indica o aumento ou a redução das demandas internas, direcionando novas compras ou produção de mercadorias.

Diminuição da reação em cadeia

A falta de mercadorias para se entregar aos clientes é uma das maiores falhas gerenciais que pode existir na sua loja, o que compromete não só os lucros do negócio, como a reputação da loja no mercado.

Várias empresas consideram que essas falhas sejam comuns, mas poucas realmente calculam a quantidade de consumidores perdidos para a concorrência ocasionada por esses erros.

Resumidamente, o estoque mal gerenciado cria uma reação em cadeia em toda a dinâmica do negócio, comprometendo o trabalho dos funcionários, o atendimento ao cliente e o retorno financeiro esperado.

 

Elabore um planejamento antes de montar um estoque

O grande segredo para o sucesso de uma loja é encontrar a quantidade ideal de estoque, ou seja, que não seja custoso na armazenagem nem na entrega, de forma a não haver produtos em falta quando o cliente procurar.

Acompanhe as dicas que separamos para você sobre o planejamento de estoque:

Considere a previsão de demanda

Fazer uma estimativa de quanto será vendido por produto torna possível que você compre melhor. Assim, a margem entre a demanda prevista e a demanda real oferece uma estimativa do estoque de segurança. Grandes equívocos no cálculo do estoque vão exigir um estoque de segurança maior. Mas qual a utilidade de um estoque de segurança?

Ele é utilizado para cobrir variações no estoque. Essa previsão é calculada baseada em variações de demanda prevista e real, nos tempos de produção e entrega e no nível de serviço prestado. Especialistas aconselham calcular a quantidade de segurança de cada mercadoria.

Defina a quantidade de estoque

Para fazer a previsão da necessidade de cada produto, especialistas sugerem a aplicação de fórmulas específicas para isso. A ideia é escolher alguns produtos mais importantes e observar o tempo que levam para chegar do fornecedor.

É importante avaliar também em que prazo eles costumam ser vendidos. Essas são as informações básicas para determinar qual é o estoque mínimo de cada mercadoria.

Escolha o modelo de reposição

Quando se trata de reposição de estoque, existem dois modelos: contínua e periódica. Para mercadorias com maior valor agregado, geralmente é utilizado o modelo de reposição contínua, no qual as solicitações de compra são feitas no momento em que o estoque começa a sinalizar baixo número de mercadorias.

Nesse modelo de reposição contínua, é mantido o nível de estoque mais baixo e os pedidos são abastecidos com mais frequência, o que pode acarretar custos, mas reduz gastos com armazenagem.

Outro tipo de reposição de produtos é o agendado e, normalmente, utilizado para mercadorias que representam uma parcela menor dos lucros do negócio. Com esse tipo de reposição, é possível consolidar pedidos, que são recebidos em um tempo determinado. Mas você assume um risco de ficar sem a mercadoria caso haja uma mudança de hábitos de consumo ou uma estratégia de marketing que alavanque as vendas.

Especialistas em gestão de estoque orientam que cada modelo tem suas vantagens e desvantagens. Cabe a você verificar as necessidades de acordo com a realidade da loja.

Avalie o fornecedor além do preço

A escolha de um fornecedor de produtos deve ser baseada na qualidade e não apenas no preço. Também devem ser consideradas a velocidade de entrega e a flexibilidade. Se você conseguir fornecedores mais rápidos e flexíveis, pode manter um estoque menor.

 

Organize o estoque a partir do tipo de mercadoria 

Organizar o estoque é fundamental para uma visualização das mercadorias. Com os produtos armazenados de forma correta, além de encontrar com maior facilidade os itens, você ainda garante a preservação das peças.

A estocagem vai depender do tipo de mercadoria que você trabalha. Restaurantes, por exemplo, precisam de ambientes com temperaturas controladas, como freezers, para manter a qualidade dos produtos.

Para outros tipos de lojas, uma boa dica é as caixas organizadoras. As de plásticos são mais resistentes e fáceis de higienizar, além de serem bonitas e mais econômicas, o que, além de auxiliar na organização do estoque, ajuda a reduzir a poluição visual no ambiente. Elas também deixam tudo mais leve e bonito.

É só escolher a que atenderá com mais eficiência o seu negócio e se preparar para abrir espaço para novos produtos. Entretanto, para que as caixas de fato cumpram a sua função organizadora e possam facilitar a organização do estoque, é necessário prestar atenção em alguns detalhes.

A ideia das caixas não é encaixotar bagunças, e, sim, organizar mercadorias. Quando dispomos os itens de forma correta, é possível economizar tempo e espaço. E, nesse cenário, nada melhor para ganhar qualidade com organização.

Ainda podem ser usados para a estocagem gaveteiros, cestos, prateleiras e pallets, tudo alinhado à necessidade do seu empreendimento.

Para panificadores, grades de pães são excelentes organizadores de estoque, e ainda podem causar uma boa impressão para o público, já que os estoques dos pães e confeitados em padarias podem ser separados do salão apenas com um vidro temperado.

 

Faça o controle e a gestão desse estoque

Existem diferentes aspectos envolvidos no controle de estoque. Para fazer uma boa gestão e controle, é preciso catalogar e registrar todas as mercadorias, assim como fiscalizar e fazer a gestão de entradas e saídas de matérias-primas.

No registro dos itens, é necessário ficar atento às classificações de cada produto de acordo com diferentes critérios. Dos dados básicos — como tamanho, marca, tipo, cor, variações, opcionais e acessórios — a preço de aquisição e de comercialização, quantidade acumulada, tamanhos e características físicas, passando pelo prazo de validade e informações dos fornecedores, quando aplicável.

Esses processos são importantes para o controle de estoque, a fim de se evitar perdas e extravios. A exemplo dos produtos perecíveis, existe a preocupação relacionada à validade do produto, que limita a possibilidade de venda.

A gestão desses dados e indicadores de estoque revela informações como o giro do estoque, busca pelo equilíbrio com o ritmo de vendas, além de melhorar os investimentos nos itens armazenados.

Ainda existe a possibilidade de se projetar o volume de vendas e de pedidos a fornecedores, definir a velocidade de produção e renovação, além de ter acesso a dados estratégicos sobre a sazonalidade das demandas.

Definindo os recursos para a gestão do estoque

A qualidade da gestão do estoque está relacionada ao tipo de recurso que você usa. A velha caderneta pode até funcionar para um negócio pequeno com poucos itens guardados, mas, com o tempo e crescimento da loja, você provavelmente vai precisar de planilhas e até mesmo softwares especializados em estoque para gerenciar com eficiência o seu armazém.

É importante ressaltar que, quanto maior for o seu estoque, maior será a necessidade de ter funcionários acompanhando a entrada e saída de mercadorias. Já para estoques de lojas menores, você mesmo pode começar o trabalho e, à medida que a demanda for aumentando, será preciso avaliar a contratação de um funcionário para operacionalizar as atividades.

Quer melhorar ainda mais gestão do seu estoque? Então confira algumas dicas que separamos para você:

Crie padrões e regras

O ambiente de estocagem precisa ser organizado e limpo. Além disso, é altamente recomendável que ele seja arejado, independentemente do segmento de atuação da sua loja.

O lugar de cada item deve estar definido conforme os requisitos de armazenamento do produto (temperatura, umidade, circulação de ar etc.). Crie regras, como horários para movimentação de mercadorias, ações necessárias antes e depois da chegada ou saída dos produtos.

Estabeleça processos e responsabilidades

As diversas etapas e tarefas associadas à gestão e controle do estoque devem ser alinhadas com a equipe do estoque ou com o funcionário responsável. Será responsabilidade desse pessoal a organização física do estoque, geração de relatórios de inventário, indicadores, fluxos de entrada e saída e atualização dos dados.

Construa o fluxo de entrada e saída

Faça um fluxograma, ou apenas descreva o passo a passo de cada entrada e saída dos itens. Quanto mais eficientes forem esses processos e a descrição de responsabilidades, mais simples serão as resoluções das questões.

É importante catalogar tudo o que você tem em estoque, seguindo os padrões que foram definidos no seu planejamento de negócio.

Defina datas e períodos para compras

Como vimos no início deste conteúdo, é importante selecionar fornecedores de confiança e programar os pedidos. Escolher parceiros comerciais é fator importantíssimo para diminuir os riscos de ficar sem mercadoria. Bons fornecedores ainda negociam prazos de pagamento, quando necessário.

Você também pode antecipar pedidos por demandas que podem ser previstas, como o Natal. Isso auxilia para que ocorram boas negociações, já que, como vimos, comprar tudo na última hora dá margem para a cobrança de preços acima dos praticados no mercado. Parceiros sim, mas negócios à parte.

Organizados os controles, é hora de trabalhar para executar o plano de ação. Dá trabalho, mas vale a pena verificar ganhos de produtividade e economia de recursos, com redução de perdas.

Finalmente, é importante você saber que todos os dados do estoque precisam estar sempre à disposição, para que você consiga ter um controle mais rigoroso, além de se prevenir contra perdas e compras excessivas.

 

Saiba que um bom estoque pode ser um grande diferencial

Montar um estoque bem abastecido e organizado pode ser a sua vantagem competitiva de mercado. Organize-se de forma a evitar surpresas ou falta repentina de mercadoria. É fundamental controlar o que for do interesse do consumidor da maneira mais fácil e imediata, pois, se o cliente não encontrar na sua loja o que deseja, buscará no concorrente.

Montar um estoque eficiente é garantir a segurança para atender toda a sua demanda, acreditando na variedade dos produtos em estoque. Um ambiente bem organizado permite que você tenha a noção do tempo que pode trabalhar sem precisar adquirir novos itens.

Por isso, é importante se antecipar e estar preparado para as grandes datas do comércio. Isso otimiza os seus processos, além de você conseguir negociar os preços e armazenar de forma correta.

Uma boa organização do estoque ainda garante que, no futuro, seja possível oferecer descontos para os clientes, pois você se planejou com antecedência e agora quem sairá ganhando é o seu consumidor!

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