A gestão de materiais, apesar de ser uma área mais voltada para o operacional, é de muita importância para uma empresa, visto que reflete diretamente no volume de vendas e nos resultados financeiros do negócio. Por isso, a organização de estoque é um aspecto crucial e deve ser tratada como uma prioridade.
No artigo de hoje, falaremos sobre a importância de um bom controle, os principais problemas decorrentes das falhas e quais erros devem ser evitados. Continue acompanhando a leitura e confira!
A organização de estoque é necessária para equilibrar a disponibilidade de produtos de acordo com a demanda, ou seja, manter uma composição que seja adequada à realidade do negócio.
Dessa forma, torna-se possível reduzir as quantidades de produtos, sem deixar de atender os clientes. Assim, diminui-se os desperdícios e também os custos operacionais referentes à manutenção do estoque.
Existem diversos problemas que podem afetar a eficiência do controle de estoque. Entre os principais, estão:
Quando não se tem uma boa organização do estoque e não se conhece bem a demanda do negócio, são grandes as chances de lidar com situações em que faltam ou sobram produtos dentro do estoque.
Isso ocorre, em grande parte, devido à falhas na programação de compras — em que as aquisições podem ocorrer com frequências ou em quantidades inadequadas.
A falta de produtos em estoque pode acarretar perda nas vendas, caso o cliente faça o pedido do item e ele não esteja disponível. Além de diminuir o faturamento, ainda existe o risco de gerar insatisfação e até mesmo a perda dessas pessoas para os concorrentes.
Por outro lado, o excesso pode gerar avarias (em decorrência do armazenamento incorreto), perecibilidade e obsolescência.
A desorganização do estoque também leva ao aumento dos custos operacionais. Essa elevação pode ocorrer devido ao excesso de itens — que leva posteriormente a perdas e também a custos extras de reposição dos materiais —, à ineficiência dos processos e das equipes, ao alto índice de erros e retrabalhos, entre outros aspectos.
A falta de organização do estoque também pode refletir no resultado financeiro. Com todos os problemas que tornam a operação ineficiente e a elevação dos custos, a margem de lucro obtida no período acaba sendo prejudicada.
Existe uma série de problemas ocasionados por problemas na gestão. Entretanto, foram listados apenas os principais, por ordem de complexidade e relevância.
A grande maioria dos problemas existentes no controle de estoque surge em decorrência de falhas operacionais. Entre os principais erros cometidos, podemos citar:
O erro surge por falta de conhecimento da demanda do negócio. Sem informações precisas sobre o volume de venda de cada produto, existe uma probabilidade alta de que as quantidades ou frequência de compras sejam inadequadas.
É aí que as situações de faltas ou excesso de itens começam a surgir, desequilibrando a organização de estoque e levando às perdas já citadas.
O inventário — também chamado de balanço de materiais — é uma atividade que consiste na contagem dos itens disponíveis e a comparação do resultado com a informação disponível nos controles (que podem ser planilhas ou um sistema de informação, por exemplo).
Ele costuma ser realizado entre períodos grandes de tempo e os objetivos são:
Contudo, ao adotar a prática do inventário cíclico, os resultados podem ser aprimorados. Nesse caso, eles seriam realizados em curtos períodos de tempo — a ser definido pelo gestor —, separados por grupos de itens. Assim, a cada semana, por exemplo, seria inventariada uma “rua”.
Diminuindo os intervalos entre um balanço e outro, o gestor consegue identificar as falhas e suas causas com mais agilidade e elaborar ações mais precisas e eficazes.
Outro grande erro que prejudica a organização de estoque é a falta de um controle mais rígido a respeito de todas as entradas e saídas que ocorrem dentro do estoque. No que diz respeito ao recebimento e expedição — em um fluxo normal — o processo costuma ser mais acertado.
Os maiores problemas surgem nos casos de trocas e devoluções, em que o registro não é feito adequadamente, apontando o tipo de operação e o motivo. Assim, podem ocorrer situações em que o item é devolvido para o estoque sem a atualização do sistema.
A consequência disso é o chamado “furo” e a baixa acuracidade no resultado do inventário. Além disso, a falta de um processo padrão pode aumentar a possibilidade de haver fraudes.
O giro de um produto consiste no tempo total em que o item fica dentro do estoque ou a quantidade de vezes em que ele é vendido no mês. Sendo assim, se determinado item é vendido a cada 15 dias, podemos dizer que o giro dele é de 15 dias, ou que ele girou duas vezes no mês.
Conhecer essa informação ajuda a compreender o volume de saída dos materiais e, consequentemente, quais são a frequência e quantidades ideais de reposição — evitando faltas e excessos.
Como podemos ver, a organização de estoque reflete também em outras áreas do negócio e, quanto maior for o controle, mais satisfatório os resultados se tornarão. Por isso, é fundamental identificar e aplicar boas práticas na gestão dos materiais.
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