Falta de organização de estoque: por que evitar?

Blog

Falta de organização de estoque: por que evitar?

A gestão de materiais, apesar de ser uma área mais voltada para o operacional, é de muita importância para uma empresa, visto que reflete diretamente no volume de vendas e nos resultados financeiros do negócio. Por isso, a organização de estoque é um aspecto crucial e deve ser tratada como uma prioridade.

No artigo de hoje, falaremos sobre a importância de um bom controle, os principais problemas decorrentes das falhas e quais erros devem ser evitados. Continue acompanhando a leitura e confira!

 

Por que é importante garantir uma boa gestão?

A organização de estoque é necessária para equilibrar a disponibilidade de produtos de acordo com a demanda, ou seja, manter uma composição que seja adequada à realidade do negócio.

Dessa forma, torna-se possível reduzir as quantidades de produtos, sem deixar de atender os clientes. Assim, diminui-se os desperdícios e também os custos operacionais referentes à manutenção do estoque.

 

Quais são os principais problemas decorrentes da falta de organização de estoque?

Existem diversos problemas que podem afetar a eficiência do controle de estoque. Entre os principais, estão:

1. Faltas ou excessos de materiais

Quando não se tem uma boa organização do estoque e não se conhece bem a demanda do negócio, são grandes as chances de lidar com situações em que faltam ou sobram produtos dentro do estoque.

Isso ocorre, em grande parte, devido à falhas na programação de compras — em que as aquisições podem ocorrer com frequências ou em quantidades inadequadas.

2. Aumento do índice de perdas

A falta de produtos em estoque pode acarretar perda nas vendas, caso o cliente faça o pedido do item e ele não esteja disponível. Além de diminuir o faturamento, ainda existe o risco de gerar insatisfação e até mesmo a perda dessas pessoas para os concorrentes.

Por outro lado, o excesso pode gerar avarias (em decorrência do armazenamento incorreto), perecibilidade e obsolescência.

3. Aumento dos custos operacionais

A desorganização do estoque também leva ao aumento dos custos operacionais. Essa elevação pode ocorrer devido ao excesso de itens — que leva posteriormente a perdas e também a custos extras de reposição dos materiais —, à ineficiência dos processos e das equipes, ao alto índice de erros e retrabalhos, entre outros aspectos.

4. Diminuição da lucratividade

A falta de organização do estoque também pode refletir no resultado financeiro. Com todos os problemas que tornam a operação ineficiente e a elevação dos custos, a margem de lucro obtida no período acaba sendo prejudicada.

Existe uma série de problemas ocasionados por problemas na gestão. Entretanto, foram listados apenas os principais, por ordem de complexidade e relevância.

 

Quais são os principais erros cometidos na gestão de estoque?

A grande maioria dos problemas existentes no controle de estoque surge em decorrência de falhas operacionais. Entre os principais erros cometidos, podemos citar:

 

1. Comprar os itens em quantidades inadequadas

O erro surge por falta de conhecimento da demanda do negócio. Sem informações precisas sobre o volume de venda de cada produto, existe uma probabilidade alta de que as quantidades ou frequência de compras sejam inadequadas.

É aí que as situações de faltas ou excesso de itens começam a surgir, desequilibrando a organização de estoque e levando às perdas já citadas.

 

2. Deixar de realizar inventário periódico

O inventário — também chamado de balanço de materiais — é uma atividade que consiste na contagem dos itens disponíveis e a comparação do resultado com a informação disponível nos controles (que podem ser planilhas ou um sistema de informação, por exemplo).

Ele costuma ser realizado entre períodos grandes de tempo e os objetivos são:

  • identificar informações discrepantes entre o estoque físico e o estoque contábil (informação do sistema);
  • encontrar os pontos em que as falhas mais ocorrem;
  • levantar as ações necessárias para solucionar os problemas;
  • ajustar as informações no sistema para que estejam coerente com as quantidades disponíveis.

Contudo, ao adotar a prática do inventário cíclico, os resultados podem ser aprimorados. Nesse caso, eles seriam realizados em curtos períodos de tempo — a ser definido pelo gestor —, separados por grupos de itens. Assim, a cada semana, por exemplo, seria inventariada uma “rua”.

Diminuindo os intervalos entre um balanço e outro, o gestor consegue identificar as falhas e suas causas com mais agilidade e elaborar ações mais precisas e eficazes.

 

3. Não fazer um controle rigoroso de entradas e saídas

Outro grande erro que prejudica a organização de estoque é a falta de um controle mais rígido a respeito de todas as entradas e saídas que ocorrem dentro do estoque. No que diz respeito ao recebimento e expedição — em um fluxo normal — o processo costuma ser mais acertado.

Os maiores problemas surgem nos casos de trocas e devoluções, em que o registro não é feito adequadamente, apontando o tipo de operação e o motivo. Assim, podem ocorrer situações em que o item é devolvido para o estoque sem a atualização do sistema.

A consequência disso é o chamado “furo” e a baixa acuracidade no resultado do inventário. Além disso, a falta de um processo padrão pode aumentar a possibilidade de haver fraudes.

 

4. Não controlar o giro dos produtos

O giro de um produto consiste no tempo total em que o item fica dentro do estoque ou a quantidade de vezes em que ele é vendido no mês. Sendo assim, se determinado item é vendido a cada 15 dias, podemos dizer que o giro dele é de 15 dias, ou que ele girou duas vezes no mês.

Conhecer essa informação ajuda a compreender o volume de saída dos materiais e, consequentemente, quais são a frequência e quantidades ideais de reposição — evitando faltas e excessos.

Como podemos ver, a organização de estoque reflete também em outras áreas do negócio e, quanto maior for o controle, mais satisfatório os resultados se tornarão. Por isso, é fundamental identificar e aplicar boas práticas na gestão dos materiais.

O que achou do post de hoje? Quer continuar acompanhando todas as novidades que lançamos? Então aproveite para curtir a nossa página no Facebook e ficar por dentro de outros conteúdos!

 

Curta e compartilhe:

Comenta aí, esse conteúdo foi útil para você?

Confira também:

As 8 maiores vantagens de transportar produtos em caixas plásticas

Cadeia de suprimentos: afinal, o que é e porque é importante?

Cidade holandesa será 1ª a ter estrada de plástico reciclado