A organização de estoque é um dos princípios mais básicos de uma boa gestão. É por meio dela que se faz o equilíbrio das quantidades de itens disponíveis e da demanda, se sabe quando é o momento ideal de fazer a reposição e se monitora a saída dos itens, visando evitar perdas.
No artigo de hoje, vamos falar sobre a importância de manter essa área sob controle, como fazer uma boa gestão e quais as vantagens, além de apresentar algumas melhores práticas. Continue com a leitura e confira agora mesmo!
Como dito inicialmente, a organização de estoque é necessária para que se tenha eficiência operacional e para que resultados satisfatórios sejam alcançados. Contudo, os efeitos de um bom trabalho vão além da melhoria no desempenho da área.
Em outras palavras, o controle de estoque também impacta em outras rotinas, como:
Primeiramente, vale lembrar que todo o estoque de uma empresa é formado a partir do investimento do capital de giro na aquisição dos produtos, ou seja, estoques representam dinheiro parado.
Mas esse não é um aspecto negativo. Os itens são necessários para atender aos pedidos dos clientes e não perder a venda. O problema surge quando eles são comprados em excesso ou quando não existe um controle adequado, gerando desperdícios.
Nesse sentido, a organização de estoque ajuda a reduzir os custos com a compra das mercadorias e de manutenção do armazém. Isso ajuda a reduzir os prejuízos e tornar o investimento mais rentável para o negócio, melhorando a saúde financeira.
A falta de itens no estoque afeta o resultado em vendas, mas também pode impactar negativamente na produção. Se a matéria-prima não está disponível no momento certo, pode haver atraso na produção ou até mesmo uma parada de linha.
Além dos problemas operacionais ocasionados por essa falha — como a ociosidade das máquinas e equipamentos e a ruptura dos processos —, existe um aumento dos custos.
Por outro lado, a organização de estoque possibilita realizar um alinhamento entre o recebimento das entregas dos fornecedores e a programação da produção, com o suficiente para atender durante um pequeno período. Assim, os níveis de estoque são reduzidos, o processo se torna mais produtivo e os custos são otimizados.
Outro ponto que vale a pena destacar em um bom controle de estoque é a facilidade de identificar os custos que decorrem da operação. Além de esse acompanhamento ser importante para evitar que os gastos extrapolem os limites estabelecidos, essa é uma das premissas mais básicas de uma precificação correta.
Em outras palavras, só se consegue definir um preço ideal ― que cubra os gastos e ainda gere lucro ― quando se sabe exatamente quais custos a empresa absorve nas suas atividades.
Adotar uma rotina de organização de estoques proporciona diversas vantagens para a empresa como um todo. Entre as principais, podemos citar:
A estruturação e formalização das atividades dentro de um estoque proporciona um dos objetivos mais almejados pelos gestores em qualquer empresa: a redução de custos. Isso se torna possível graças à implementação de melhorias que promovem a redução dos desperdícios (de materiais, tempo, mão de obra, entre outros), eliminação de erros, processos desnecessários e excesso de itens.
Parte disso se deve à redução de custos, que deixam de absorver parte do faturamento, garantindo uma margem de lucro maior. Além disso, a organização de estoque também proporciona outro aspecto muito importante, que é o de melhorar as aquisições e focar nos itens que têm mais saída, assegurando o atendimento dos pedidos.
Com a redução dos custos, aumento do lucro e melhoria da qualidade dos processos, torna-se possível oferecer preços mais atraentes e conquistar um público maior para a empresa.
Todos esses fatores estão relacionados à geração de vantagem competitiva, o que torna a empresa mais forte no mercado e a destaca dos concorrentes.
Já se sabe que os processos de estoque se relacionam com outras áreas de negócio, como Compras e Vendas. Em outras palavras, um setor depende do alinhamento com as informações dos outros para realizar o trabalho com eficiência e tomar decisões mais precisas.
Dessa forma, a área comercial faz o levantamento da estimativa de vendas, compartilha com o estoque, que monitora o giro dos produtos, reforça a previsão de demanda e transporta as informações para a área de compras, que por sua vez fará as aquisições de acordo com a realidade do negócio.
Para que isso se torne possível, deve haver um fluxo contínuo de informações compartilhadas e melhoria na comunicação interdepartamental. Tudo isso já proporciona uma integração maior, aumentando as chances de se alcançar resultados aprimorados.
A melhoria dos processos dentro do estoque, aliada ao compartilhamento de informações e o estabelecimento de uma comunicação fluida, permite que os processos sejam executados em menos tempo, sem perder em qualidade.
Isso também se torna benéfico para o processo de tomada de decisão, que passa a ser feito em menor tempo hábil, contando com uma base de dados sólida ― outro fator que pode auxiliar na criação de vantagem competitiva.
Como dito anteriormente, os estoques são adquiridos por meio do investimento do capital de giro. Quando existe a organização de estoque, os níveis ficam mais condizentes com a demanda, reduzindo o risco de perdas.
Dessa forma, pode-se dizer que uma boa gestão torna o gasto mais inteligente e com possibilidade de retornos mais satisfatórios.
Se, por um lado, um bom controle de estoque proporciona benefícios que afetam a empresa como um todo, por outro, a má gestão também pode trazer sérias consequências. Entre as principais, podemos citar:
Existem diversos pontos que devem ser observados em uma boa gestão. Entre os principais, podemos citar:
O primeiro passo que se deve tomar para que qualquer atividade seja bem-sucedida é definir um planejamento. Por ser uma área operacional, é comum encontrar gestores que lidam com o setor de forma a atender às demandas e solucionar problemas pontuais à medida que eles surgem.
O ideal é elaborar um plano que defina os objetivos com clareza, as ações necessárias para alcançá-los e os métodos que serão adotados para monitorar e comparar os resultados — uma das melhores opções é o acompanhamento de indicadores de desempenho, que auxiliam na elaboração de um diagnóstico e no controle da evolução das mudanças.
Para promover a organização de estoque, outro ponto fundamental é manter um padrão no cadastro dos itens. O ideal é criar somente um código e descrição para cada produto (evitando o risco de registro em duplicidade), para que eles sejam facilmente identificados no estoque.
Da mesma forma, também é preciso criar “endereços” para cada um desses materiais dentro do estoque e manter cada coisa sempre em seu lugar. Usar etiquetas para identificação visual nas prateleiras também é uma boa prática.
O objetivo, além de deixar o ambiente organizado, é facilitar o processo de separação de pedidos.
Na prática, essa é uma das principais ações para que se comece a manter a organização do estoque. Nesse caso, deve-se registrar todas as entradas e saídas de produtos que ocorrem em determinado período, visando evitar extravios ou mesmo fraudes.
É necessário ter o cuidado de acompanhar de perto os casos de trocas e devoluções, que podem gerar “furos” no estoque por falta de um registro adequado e endereçamento correto dentro do armazém.
O inventário de materiais — também conhecido como “balanço de estoque — consiste na prática periódica de realizar contagens dos itens disponíveis e comparar a informação obtida no estoque físico com o estoque contábil (quantidades disponíveis no sistema).
Essa atividade ajuda a analisar o grau de coerência entre os dois dados, o que é chamado de acuracidade. Quanto maior for esse índice, mais organizada a rotina do estoque está.
No caso de um número aquém do esperado, deve-se investigar as causas, que podem ser:
A partir daí, o gestor passa a ter informações relevantes sobre os gargalos dentro do estoque e o que precisa ser feito para aprimorar esses resultados, que impactam na gestão de custos.
A previsão de demanda é uma análise que permite estimar como funciona o comportamento dos clientes e do mercado em determinados períodos e o que se pode esperar do volume de vendas.
Ela é elaborada com base no histórico de faturamentos e do giro dos produtos e em informações repassadas pelo setor de vendas. Assim, o setor de compras passa a fazer aquisições mais coerentes com a realidade da empresa.
Essa estratégia ajuda a melhorar a composição do estoque e a reduzir problemas como faltas, excessos e perdas.
A tecnologia tem se mostrado uma grande aliada das empresas, na medida em que vem disponibilizando cada vez mais soluções que ajudam a aprimorar a rotina. Com ela, os processos podem ser automatizados, gerando diversos benefícios para a empresa, como maior agilidade na execução, aumento da produtividade, diminuição de erros, redução de custos, suporte na tomada de decisão, entre outros.
A solução voltada para o controle da rotina dentro de um estoque é o WMS — siga em inglês para Sistema de Gerenciamento de Armazém. Entre as diversas funcionalidades oferecidas por ele, as principais são:
Por fim, assim como é necessário adotar medidas que contribuam para a organização, o ideal é também usar formas de monitorar o desempenho da área e identificar os principais gargalos. Uma delas é o acompanhamento de indicadores de desempenho — também conhecidos como KPIs.
A utilização dessa ferramenta permite que o gestor saiba se os recursos destinados a cada processo estão sendo suficientes para atingir as metas ou se existe algum ponto fraco que precisa ser corrigido. Em outras palavras, o indicador ajuda a apontar os acertos e as falhas, ao mesmo tempo em que ajuda na elaboração de uma tomada de decisão mais acertada.
Entre os principais indicadores de desempenho da área de estoque, estão:
Como já se pode ver até aqui, qualquer falha de processo não afeta somente a rotina do estoque, mas também os resultados da empresa de maneira geral. Sendo assim, é preciso tomar cuidado com alguns erros que devem ser evitados a qualquer custo. Entre eles:
Além de ser uma falha que causa perda de eficiência, deixar de dar atenção aos itens mais vendidos faz com que se invista capital na compra de produtos que vão ficar mais tempo parados, aumentando o risco de perdas e prejuízos para o negócio.
É por esse motivo que se fala em previsão de demanda e na necessidade de conhecer o giro dos materiais antes de efetivar uma compra, visto que essas informações também ajudam a saber quando e em quais quantidades cada material deve ser adquirido.
Existem alguns produtos que são sazonais por natureza, ou seja, têm um pico de vendas em determinadas épocas do ano. Desconhecer essa informação pode levar ao erro anterior e fazer com que se perca um grande volume de vendas.
Por outro lado, observar os períodos de queda também é importante para evitar que os itens fiquem encalhados no estoque, esperando a próxima estação — e já se sabe quais são os problemas de materiais parados na empresa.
Falamos anteriormente sobre o importante papel que o inventário desempenha para manter o estoque organizado. Contudo, é mais comum que essa prática seja adotada com um intervalo maior de tempo — o que pode ser feito anualmente ou até mesmo a cada 5 anos, dependendo do tamanho do estoque.
Porém, para manter a acuracidade em níveis mais elevados e identificar falhas com mais agilidade (o que torna as soluções mais eficazes), é recomendável adotar a prática chamada de inventário cíclico (ou periódico).
Por meio dela, realiza-se a contagem de grupos específicos de itens a cada período, definido anteriormente pelo gestor. Isso diminui cada vez mais as chances de furos e perdas.
Se as áreas de estoque, compras e vendas se relacionam diretamente por meio dos processos que estão ligados, deixar de compartilhar dados relevantes sobre as decisões é um erro que pode influenciar negativamente os resultados de todos os envolvidos e prejudicar a empresa.
O investimento em um sistema integrado, como o ERP, permite gerenciar rotinas de todas as áreas em uma única plataforma — o WMS funciona como um “braço” do ERP. Essa solução promove a troca de informações de forma automática e mais rápida.
Isso quer dizer que o vendedor pode consultar o saldo disponível no momento em que negocia com o cliente e, quando o pedido é realizado, a equipe de estoques já recebe a ordem de separação, por exemplo.
Além dos cuidados básicos que ajudam a manter a organização de estoque, existem algumas boas práticas e análises que podem ser adotadas para otimizar a rotina e os resultados da área. Entre as principais, estão:
O giro de um produto pode ser definido como o tempo médio que ele permanece dentro do estoque sem que seja necessário fazer a reposição. Ele também pode ser medido considerando a quantidade de vezes que a reposição é feita dentro de um mês.
Sendo assim, pode haver duas visões, por exemplo: o item “x” têm um giro de 23 dias (tempo dentro do estoque), o que significa que ele gira uma vez por mês antes que seja necessário acionar o fornecedor e adquirir novas quantidades.
O acompanhamento dessa informação é necessário para entender melhor quando as aquisições devem ser realizadas e qual é o volume ideal de compra para cada mercadoria, fatores que são fundamentais na redução de problemas como faltas e excessos dentro do estoque.
A curva ABC é uma análise do estoque que ajuda a identificar a relevância de cada item, considerando sua contribuição para o faturamento, o lucro que gera com as vendas e o seu giro.
O objetivo é compor o estoque de forma mais acertada, aumentando o volume de compras para os produtos mais relevantes e adquirindo cada vez menos os que têm pouca (ou nenhuma) saída — sempre equilibrando para que não haja rupturas ou excessos.
Nesse caso, os produtos são divididos em 3 grupos, sendo eles:
São aqueles itens que têm um bom volume de venda, gerando um faturamento alto, grande margem de lucro, com um giro razoável. Um bom exemplo disso são aqueles produtos mais caros, que são menos vendidos, mas que quando saem geram um bom retorno.
O ideal é que os materiais desse grupo representem cerca de 30% do total do estoque.
Esse é o grupo de produtos que têm um giro alto (vendem muito bem) e, consequentemente, são responsáveis pela maior parte do faturamento da empresa. Contudo, a margem de lucro obtida já não é tão elevada como nos itens de Classe A.
Como dão um excelente retorno, o ideal é que eles representem cerca de 50% a 60% do estoque.
Neste último grupo estão os produtos que têm baixo giro, que não são tão relevantes para o faturamento e que também não geram um lucro satisfatório (em decorrência das baixas vendas). Normalmente, só são mantidos para que não haja ruptura no caso de procura por parte de algum cliente.
O ideal é que representem no máximo 20% do estoque.
Um cuidado que deve ser tomado dentro do estoque é a forma como os itens são armazenados. A falta de um cuidado adequado pode causar avarias, que geram prejuízos para o negócio.
Sendo assim, o ideal é investir em embalagens práticas, que protegem os produtos, ao mesmo tempo em que tornam o estoque mais organizado. Um bom exemplo disso são as embalagens de plástico, que podem atender a diversas necessidades e garantir que as mercadorias ficarão seguras.
A escolha de um método para a gestão de estoque também é importante para o negócio, principalmente no que diz respeito a evitar perdas e ajudar na precificação dos itens. Entre as principais opções, podemos citar:
O método PEPS (Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai) parte do pressuposto de que os itens que são recebidos em datas mais antigas devem ser os primeiros a serem colocados para venda. É um dos métodos mais comuns e um dos mais adotados, visto que ajuda a evitar que itens velhos fiquem por muito tempo no estoque, evitando perdas.
No que diz respeito ao custo, esse método considera a alteração dos mais antigos para os mais novos, o que proporciona maior precisão ao identificar o custo real, que é alterado do mais antigo para o mais recente.
O método UEPS (Último que Entra é o Primeiro que Sai) segue o raciocínio de que o custo do estoque deve ser baseado no valor das últimas aquisições. Ele é o oposto do PEPS.
Nesse caso, os preços mais recentes dos produtos é que são usados na precificação, já que eles estão ligados aos últimos gastos referentes à reposição dos itens. Só vale destacar que esse método pode gerar problemas com perdas (principalmente de perecíveis) e com o FISCO.
Por fim, o custo médio é mais voltado para o custeio dos produtos do que para o controle de saídas. Nesse método, o valor do estoque é recalculado cada vez que itens novos chegam no armazém, levando em consideração a média ponderada de todos os valores.
Do ponto de vista logístico, o método mais recomendado é o PEPS, mas o custo médio também pode ser uma boa decisão considerando o viés contábil, dependendo do modelo de negócios.
Como podemos ver, a organização de estoque é fundamental para o sucesso de uma empresa e qualquer falha pode trazer sérios prejuízos para o negócio. Por isso, buscar meios de adotar uma rotina de melhorias contínuas é a melhor forma de garantir resultados satisfatórios.
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